Страница
2
Когда процессный подход начал завоевывать определенные позиции, многие находились в эйфории: найден универсальный инструмент управления! Многие противопоставляют функциональный и процессный подходы, считают их взаимоисключающими. Они говорят: "функции нужно забыть! А работать нужно только с процессами!". Но природа фирмы не изменилась от того, что мы смогли посмотреть на нее по-другому. Это механизм, который все равно выполняет определенный набор функций. И в зависимости от того, какой именно набор функций он выполняет, такие процессы и лежат в основе системы управления. Поэтому, с нашей точки зрения, нельзя просто откинуть один из подходов. Это не противопоставление, а два взгляда на управление, дополняющих друг друга. И сейчас, дорогие читатели, мы Вам это докажем.
Отказ от функционального подхода требует убрать понятие "функция" и, соответственно, "функциональный принцип создания организационной структуры". Тогда выстраивается только процессная структура. Возникает вопрос - что будет в этом случае считаться организационной единицей такой структуры и каким образом распределять сотрудников, которые являются участниками этих процессов? Получается, что распределение специалистов будет осуществляться по признаку принадлежности их к процессам. Но на предприятии, как правило, каждый из сотрудников многофункционален. К примеру, кладовщик принимает и отгружает товар, то есть участвует в процессе логистики - закупок или продаж, но в то же время ведет учет. В этом случае на нем "пересекаются" два процесса. Логика процессного подхода требует двух сотрудников - один участвует в процессе логистики, другой занимается учетом. Людей становится многократно больше, что противоречит нашей задаче - сделать систему управления предприятием наиболее эффективным.
Исходя из всего этого, появился следующий подход к бизнес-инжинирингу: функция и оргструктура "не исчезают", потому что сотрудники все равно группируются по принципу профессиональной специализации. Другое дело, что они участвуют в разных процессах. И поэтому в каждом процессе определяются роли, выполняемые в нем персоналом. А сколько ролей будет сочетать тот или иной сотрудник - это вопрос рационального использования ресурсов организации. Именно сочетание функционального и процессного подхода к управлению предприятием, как правило, является "золотой серединой". Функциональная структура предприятия определяет "что делать", а процессная - "как делать". Это две неразрывные стороны управления. Если менеджер, управленец, руководитель фирмы сможет посмотреть на организацию именно с этой точки зрения, то бизнес-инжиниринг станет для него действительно полезным и эффективным инструментом управления.
Все предприятия, занимающиеся производством и реализацией товаров или услуг, можно рассматривать как производственные системы. Такие системы потребляют ресурсы, преобразуют их и в результате получают продукт - товары или услуги. Эта производственная цепочка представляет собой набор процессов, в их рамках осуществляются определенные действия, которые приводят к достижению результата и, таким образом, целей организации. Цель компании (целевая корпоративная установка) в этом случае определяет содержание и форму производственного процесса.
Функциональная организация характеризуется статичными элементами, такими как функции, оргструктура, регламенты. Процессная же динамична. Несмотря на это, между ними существует тесная взаимосвязь: конкретные действия в рамках процессов выполняют сотрудники, находящиеся в различных функциональных подразделениях. Связь эта устанавливается через регламентные документы - Положения о службах, о подразделениях и должностные инструкции. В них, с одной стороны, определяется функциональный состав и распределение функций между подразделениями и сотрудниками, а с другой, в описании процессов устанавливается четкая последовательность действий конкретных сотрудников по выполнению ими своих функциональных обязанностей. Каждый процесс при этом имеет свою цель. Критерием эффективности процесса является то, насколько оптимальный путь выбран для ее достижения. Цели всех процессов являются целями нижнего уровня. Через их реализацию достигаются цели верхнего уровня - цели компании. Управляя процессами и постоянно их совершенствуя, предприятие добивается высокой эффективности своей деятельности.
Вся деятельность по управлению и совершенствованию бизнес-процессов осуществляется с помощью техники бизнес-инжиниринга, которая реализует следующие возможности:
Создание (дизайн) бизнес-процессов
Для этого используется специальный язык описания бизнес-процессов. Он позволяет описывать существующие процессы ("как есть"), а также создавать модели будущего. Модель включает в себя описание всех составляющих процесса - функции, ресурсы, участников, цели, информацию, результаты, события, направление и последовательность действий, - таким образом, отражая существующую реальность или представление о ней в будущем. Все участники процесса выполняют свои функциональные обязанности в соответствии с этой моделью. Каждый сотрудник четко знает все свои действия в рамках всех процессах, в которых он задействован. Поскольку описание имеет многоуровневую структуру (сначала описывается процесс на макроуровне, т.е. на уровне предприятия, а затем переходит к описанию нижнего уровня с более высокой степенью детализации), это обеспечивает системность, структурную взаимосвязанность. Действия всех подразделений и сотрудников, выполняющих свои обязанности в соответствии с такой моделью, отлажены, скоординированы и направлены в русло общего процесса для достижения общего результата.
Изменение бизнес-процессов
Любые изменения условий ведения бизнеса - появление нового направления деятельности, расширение продуктовой линейки, изменения в схеме поставок, установка оборудования с другой технологией - все это требует немедленной трансформации затронутых бизнес-процессов. Существующая модель корректируется, изменения доводятся до исполнителей, и они начинают выполнять функции в соответствии с новыми условиями. Постоянная адаптация бизнес-процессов к изменяющимся условиям - эффективный механизм управления бизнесом.
Анализ бизнес-процессов
Модель процесса (имеющегося или проектируемого), благодаря наглядности описания, дает возможность эффективного анализа того, насколько оптимально он ведет к поставленной цели. В качестве анализируемых факторов могут выступать логистика процесса, его продолжительность и стоимость (в том числе распределение их по этапам), и другие, от которых может зависеть эффективность выполнения. Данные анализа позволяют изменять процесс, постоянно повышая его качество.
Оптимизация бизнес-процессов
Постоянно осуществляя мониторинг и проводя анализ бизнес-процессов, предприятие находит резервы повышения эффективности своей деятельности путем оптимизации бизнес-процессов. Могут быть выявлены и устранены следующие факторы: дублирование функций, "узкие" места, чрезмерная стоимость каких-либо операций, низкое качество выполнения операций, наличие излишних операций, несогласованность действий участников и т.п. Оптимизация может быть двух типов - постоянное совершенствование процессов (эволюционный путь) и периодическое радикальное изменение (революционный путь). Первый способ используется в рамках текущей деятельности, когда предприятию не нужны резкие изменения. Второй путь используется, когда необходимы преобразования в связи с существенно изменившимся порядком деятельности, например, проведением комплексной автоматизации. В таких случаях ставится задача как бы "начать все с нуля". Такой подход позволяет избежать применения к старым процессам новых технологий. Техника революционной оптимизации бизнес-процессов называется реинжинирингом, мы говорили об этом в предыдущей статье.
Когда мы говорим о создании бизнес процессов, многие имеют в виду построение блок-схем бизнес процессов. В связи с этим один из частых вопросов - какие инструменты лучше использовать? Ведь без хороших инструментов моделирование бизнес процессов становится непростой задачей.
Я подготовил для вас подборку и краткое описание инструментов по управлению и моделированию бизнес процессов.
Конечно, существует большое количество разных инструментов моделирования и управления процессами. Моей задачей было рассказать о тех, которые не требуют огромных проектов интеграции и могут быть использованы с минимальными затратами. Кстати, по этой причине я не стал рассматривать платформы ARIS, IBM и т.д.
Заголовок каждого раздела – это название инструмента и ссылка на страницу производителя. Можете сразу знакомиться с подробностями.
Инструменты управления бизнес процессами
BizAgi Suite
Если вы хотите получить не только модели и описания бизнес процессов, но и создать исполняемые приложения по ним, то это именно то, что нужно. BizAgi Suite состоит, по сути, из двух модулей - BizAgi Modeler, который используется для моделирования и описания бизнес процессов, и BizAgi Studio, который позволяет превратить модели в исполняемые приложения. Классно то, что это не требует навыков программирования, т.е. каждому по силам делать приложения.
ELMA BPM
Изюминка программы заключается в возможности интеграции с платформой 1С, что, безусловно, весьма привлекательно для российских компаний. Что это значит? Это значит, что все происходящее в 1С будет отражено в ELMA. И наоборот)
ELMA позволяет исполнять и отслеживать выполнение процессов в реальном времени. Для построения моделей используется нотация BPMN 2.0. Кстати, именно благодаря сотрудникам ELMA нотация была переведена на русский язык. За что им большое человеческое спасибо.
Очень мощно работает система документооборота в системе. Все документы имеют классификацию по типам, рассортированы по папкам, имеют правила создания и работы и т.д. Конечно, потребуется время, чтобы привести ваши документы в требуемый вид и соответствие системе, но оно того стоит. Если все сделано правильно, то вы запросто сможете отследить жизненный цикл любого документа.
Существуют дополнительные модули – Проекты, CRM и т.д. Но их не пробовал, поэтому ничего не могу сказать.
Интеграцией и обучением по работе с ELMA компания занимается самостоятельно. Судя по реализованным проектам, можно сказать, что они знают свое дело.
Функционал и особенности
- Построение моделей бизнес процессов
- Назначение ролей бизнес процессов сотрудникам
- Выполнение и отслеживание процессов в реальном времени
- Системная работа с документооборотом
- Удобная “справка”
- Отличная поддержка
- Интеграция с 1С
Стоимость
- 77 000 рублей за 10 лицензий ELMA Standart. Это минимальное количество. На мой взгляд, стоимость вполне адекватна функционалу.
Резюме
Вы твердо приняли решение заниматься управлением бизнес процессами, их автоматизацией и улучшением? Вы привязаны к 1С? Тогда ELMA – это то, что нужно.
Business Studio
Так же как и ELMA, это российская разработка. Наверное, самый раскрученный инструмент для управления бизнес процессами на отечественном рынке. Первая версия увидела свет в 2004 году. Впервые я столкнулся с этой программой в 2006. На тот момент это было самое лучшее решение.
В принципе, в программе все довольно стандартно - определяем цели компании, моделируем процессы, которые позволяют достигать целей, назначаем ответственных из дерева оргструктуры, отмечаем используемые в процессах ресурсы.
Очень примечательно, что для постановки целей используется концепция Системы сбалансированных показателей. Это одна из самых успешных методик перевода стратегии компании в осязаемый и понятный вид.
Построение бизнес процессов, как часто происходит, производится сверху вниз. Программа поддерживает несколько нотаций моделирования: IDEF, eEPC, BPMN и еще несколько других.
Присутствует возможность имитационного моделирования, проведения функционально-стоимостного анализа и автоматической генерации документов, например, должностных инструкций. Документы соответствуют требованиям законодательства, что существенно облегчает работу. Выполнение и мониторинг процессов происходит через интеграцию с другими системами, например, ELMA.
Функционал и особенности
- Моделирование процессов в разных нотациях
- Постановка целей компании по Системе сбалансированных показателей
- Интеграция со сторонними системами.
- Контроль выполнения процессов
- База знаний
Стоимость
- Ценообразование гибкое, так что для определения стоимости необходимо обратиться к консультантам компании. Т.к. я не сталкивался с покупкой данного ПО в последние пару лет, то порядок цифр мне неизвестен.
Резюме
Система мощная. Но сложная. Потребуются серьезные затраты, в первую очередь временные – для отладки и интеграции системы. Лучше всего, если у вас будет отдел или просто несколько бизнес-аналитиков, которые возьмут на себя эту работу. Работа с программой требует глубокого понимания методик и специфики программы.
Моделирование бизнес процессов
Visual Paradigm
Скажу откровенно, это лучшая программа для моделирования и описания бизнес процессов. Более удобного, функционального и гибкого инструмента для моделирования я не встречал.
Начнем с того, что VP поддерживает большое количество нотаций, блок-схем и моделей. Начиная от стандартных нотаций и заканчивая схемами баз данных, диаграмм взаимодействия и матриц.
Непосредственно моделирование выполнено очень удобно. В программе полностью отсутствуют недостатки, свойственные другим, например: наплывы элементов диаграммы друг на друга, пересечение стрелок, сбои при перетаскивании объектов, пулов и т.д. Интерфейс удобен, понятен и может настраиваться пользователем.
Все модели могут быть связаны друг с другом, так что провести моделирование всей системы бизнеса не проблема. Кроме того, возможно провести имитационное моделирование и проверку диаграмм.
VP позволяет детально управлять атрибутами элементов, что, в свою очередь, позволяет автоматически генерировать отличные описания. Т.к. программа изначально ориентирована на разработчиков информационных систем, каждому элементу можно задать условия поведения в системе, бизнес-правила и т.д. Кстати, шаблоны документов также настраиваются.
И наконец, программа позволяет выгружать полученные модели в виде программного кода. Причем в разных языках! Безусловно, данная функция имеет высокую ценность при разработке информационных систем и автоматизации бизнес процессов.
Функционал и особенности
- Моделирование бизнес процессов в разных нотациях
- Построение других моделей
- Проверка моделей
- Автоматическая генерация документов
- Создание и назначение правил поведения моделей
- Взаимосвязь моделей
- Выгрузка моделей в виде программного кода
- Версия для Mac OS X
Стоимость
- По подписке – 35$ в месяц
- Полная лицензия – 800$
Резюме
Лучшая программа для моделирования и описания бизнес процессов.
BizAgi Modeler
Это часть вышеупомянутого BizAgi Suite. Программа независима от полного комплекта и может быть поставлена отдельно.
Очень простой, лаконичный и удобный интерфейс.
Хороший рабочий инструмент для моделирования, который к тому же часто обновляется и совершенствуется. Модели, построенные в BizAgi Modeler, полностью совместимы с полной версией - Suite. Существуют определенные и свойственные только этой программе ограничения при моделировании, которых нет в нотации BPMN, но они в принципе обходятся.
Работать с моделями весьма удобно. Правда, иногда могут возникать досадные смещения элементов модели. Особенно при перетаскивании большого количества элементов. На мой взгляд, недостаточно проработана оптимизация расположения стрелок и элементов. Это приводит к тому, что иногда приходится немного повозиться для гармоничного расположения элементов.
Недостаточно проработана взаимосвязь диаграмм. Т.е. связать можно, но не напрямую. Атрибуты элементам можно назначать любые - вы сами определяете название и свойства атрибута.
Возможна проверка моделей и генерация описания по шаблону.
Несмотря на некоторые недостатки, данный инструмент заслуживает твердую пятерку и подойдет небольшим компаниям. Особенно в свете того, что инструмент полностью бесплатный.
Функционал и особенности
- Нотация BPMN
- Проверка моделей
- Автоматическая генерация документов
- Управление атрибутами элементов моделей
- Возможность добавлять свои элементы в модели
- Выгрузка модели в графическом виде
- Удобный интерфейс
- На русском языке
- Возможна совместная работа над моделями
Стоимость
- Полностью бесплатно
Резюме
Подойдет как начинающим, так и компаниям, уже занимающимся моделированием и описанием процессов. Прост в освоении. Очень рекомендую.
В апреле в Москве я провожу курс Управление бизнес процессами в организации, в котором рассматривается моделирование бизнес процессов в BizAgi Modeler. .
ARIS Express
Бесплатная и простая “рисовалка” процессов от монстра по имени ARIS. А точнее, Software AG.
В своем распоряжении имеет несколько вариантов моделей – в частности: модели бизнес процессов в нотации eEPC и BPMN, организационные модели, карты процессов и т.д. Примечательна наличием функции Smart Design, которая позволяет быстро забить необходимые данные в таблицу и программа самостоятельно создаст диаграмму. Для быстрых набросков весьма удобно.
К сожалению, Express это только графическое средство. Модели нельзя связать друг с другом, атрибуты не назначишь и тому подобное. Состав элементов диаграмм весьма ограничен, так что не получится создать модель в Express и экспортировать в ARIS BA. Кстати, ни в коем случае не используйте это ПО для работы с нотацией BPMN. Несмотря на то, что такие модели можно здесь создавать, их ограниченность задает кардинально неверное впечатление о функционале BPMN.
Однако мне известны весьма серьезные компании, которые используют этот инструмент. Причем некоторые утверждают, что он удобнее MS Visio. Это не так. Visio – мощный инструмент, который позволяет фактически создать свою среду для управления процессами. Но об этом как-нибудь в другой раз.
Функционал и особенности
- Нотации eEPC и BPMN
- Карта процессов
- Организационная структура
- Функция Smart Design
- Выгрузка модели в графическом виде
- Простой интерфейс
Стоимость
- Полностью бесплатно
Резюме
Выбирайте ARIS Express, если все вышеперечисленные ограничения вас не волнуют. Ну и если вы предпочитаете нотацию eEPC.
В конце марта в Москве пройдет моделированию бизнес процессов на базе ARIS Express. Запись открыта.
Онлайн-сервисы для моделирования бизнес процессов
Gliffy
Отличный сервис с разнообразным функционалом. Позволяет создавать не только модели в нотации BPMN, но и рабочие потоки, проектировать пользовательский интерфейс, создавать диаграммы UML, организационные диаграммы, карты сайтов и т.д.
Что очень важно, сервис позволяет проводить коллективную работу над диаграммами, притом сохраняются все версии модели. Кроме того, вы можете вставить диаграмму в виде шорткода на ваш сайт. Кстати, моя карта статей сделана именно в этом сервисе.
При моделировании процессов возможно связывать диаграммы друг с другом посредством гиперссылок, ведь одна диаграмма – это, по сути, одна страница.
Все элементы нотации BPMN уже присутствуют в сервисе. Также возможно самостоятельно изменять внешний вид элементов и добавлять свои. В бесплатной версии экспортировать диаграммы можно только в виде графических файлов.
Функционал и особенности
- Полная поддержка BPMN
- Взаимосвязи моделей через гиперссылки
- Удобное построение моделей
- Гибкая настройка внешнего вида элементов
Стоимость
- Бесплатно с небольшими ограничениями
- 4.95$ в месяц для стандартной версии и 9.95$ для бизнес-версии
Резюме
Удобный и функциональный сервис для создания диаграмм бизнес процессов и не только.
BPsimulator
Ну ооочень интересный сервис, в котором упор сделан не на модели, а на симуляцию и оценку модели.
Работает это следующим образом: моделируете процесс -> задаете свойства потоков, стоимости, длительности и занятости сотрудников -> запускаете симуляцию -> смотрите показатели процесса по результатам симуляции.
Что это дает? На самом деле многое. Симуляция позволяет с легкостью обнаруживать узкие места процесса, рассчитать стоимость ресурсов в процессе, оценить загрузку ресурсов и т.д.
Симулятор несложный, точнее, имеет определенные ограничения, но пользу из него извлечь можно. А при умении и немалую.
Управление достаточно удобное. Стрелки имеют туннели (я всегда обращаю внимание на этот момент). Полученные отчеты и модели можно сохранить на компьютер, Google Drive или One Drive.
Функционал и особенности
- Моделирование процесса
- Оценка стоимости / длительности процесса
- Симуляция
- Удобное построение моделей
- Отчеты
- Сохранение моделей в Google Drive или One Drive
Стоимость
- Бесплатно с рекламой
- 300 руб/мес без рекламы и с небольшими плюшками
Резюме
Очень советую попробовать.
Draw io
Сервис позволяет строить огромное количество диаграмм и имеет большой набор элементов. В том числе наборы для построения BPMN и eEPC диаграмм.
Возможно связывать модели через гиперссылки. Кроме того, можно к элементам присоединять файлы из облачных хранилищ данных.
Работа с моделями относительно удобна. Можно всячески настраивать внешний вид элементов. Но и это неудобно, отсутствует туннелирование стрелок, а также отталкивание объектов. Т.е. один элемент может размещаться на другом. Что приводит к тому, что необходимо тратить время на ручную расстановку элементов диаграммы.
Сервис позволяет сохранять модели в Google Drive, Dropbox, One Drive или на компьютер. Возможен экспорт моделей в форматах графических файлов, PDF, HTML, XLS.
Функционал и особенности
- Построение различных диаграмм
- Сохранение моделей в Google Drive, Dropbox или One Drive
- Отсутствует возможность коллективной работы
Стоимость
- Бесплатно
Резюме
Простая и бесплатная рисовалка. Благодаря интеграции с облачными хранилищами может быть использована в рамках группы сотрудников.
У меня все.
- Tutorial
Эту статью я написал в продолжение статьи о BPM-системах . И здесь я хочу рассказать о принципах работы BPMS на примере конкретной системы - Bizagi. Я постараюсь пояснить, как происходит процесс моделирования, разработки и исполнения бизнес-процесса в этой системе на практическом примере.
Bizagi: Model. Build. Run
Bizagi - это BPM-система, разработанная одноименной компанией, и направленная на моделирование, исполнение, автоматизацию и анализ бизнес-процессов. Система Bizagi включает 3 модуля для полноценной настройки процессов:- Modeler - полнофункциональная среда моделирования процессов в нотации BPMN;
- Studio - среда разработки бизнес-процессов;
- Engine - среда исполнения процессов, которая доступна пользователям в любом браузере с любого устройства.
Modeler
Modeler - это дизайнер бизнес-процесса, где моделируется последовательность действий и событий. Важно понимать, что созданный в Modeler бизнес-процесс - это только картинка, графическое отображение моделируемого процесса, но еще не сам автоматизированный алгоритм действий. Непосредственно сами ответственные за бизнес-процесс, роли и бизнес-правила назначаются на следующем этапе программирования и не зависят от того, какой дизайн вы смоделировали на этом этапе. Дизайн бизнес-процесса нужен просто для того, чтобы согласовать схему работы с пользователями.
Вы можете использовать один из трех способов моделирования бизнес-процесса:
- New Process - создать свой новый бизнес-процесс;
- Import Process - импортировать бизнес-процесс;
- Process Xchange - выбрать готовую модель из базы бизнес-процессов, предложенной компанией Bizagi. Выбрав шаблон, вы можете доработать его под реалии своего бизнеса. Все представленные модели написаны на английском языке.
Созданный в Modeler бизнес-процесс вы можете редактировать, сохранить, экспортировать в различных форматах (pdf, html).
Моделирование бизнес-процесса производится в формате BPMN 2.0. Этот формат несколько отличается от известного многим BPMN 2.0, я с этим столкнулся на практике. Некоторых возможностей, которые подразумеваются в BPMN 2.0 и в некоторых других программах, созданных для работы исключительно с моделированием, в формате Bizagi вы не найдете. Например, здесь нет так называемой “внешней сущности”. Зато в Bizagi имеются собственные разработки, которых нет в других системах, например, Mailstone - промежуточный этап.
Созданные в Modeler карты бизнес-процессов можно как “расшаривать” на портале Bizagi, так и использовать коллаборатив, то есть несколько сотрудников могут выполнять совместную работу, что очень удобно.
Мodeler имеет русскоязычный вариант интерфейса, в отличие от двух других модулей.
Еще раз напомню, что Modeler предназначен только для моделирования бизнес-процессов. То есть если вам необходим только дизайн бизнес-процесса, этого модуля вам будет достаточно. Если же вам необходимо не только моделировать, но и разрабатывать и исполнять бизнес-процессы, вам понадобится модуль Studio, в котором есть свой моделер бизнес-процессов.
Studio
Смоделированная карта бизнес-процесса должна заработать. Пользователь должен входить в систему и взаимодействовать с различными формами. Studio позволяет разработать интерфейс и формы, с которыми будет работать человек. Ниже мы подробнее рассмотрим все аспекты разработки бизнес-процесса в Bizagi Studio.
Хочу отметить, что Modeler и Studio бесплатны. В базовый пакет Studio включены до 20 тестовых пользователей.
Engine
Engine - это среда исполнения, которая позволяет пользователям заходить в систему и работать в ней, выполняя определенные бизнес-процессы.
Лицензии Engine платные. Бесплатен только тестовый режим.
В Engine предусмотрено два вида лицензии:
- постоянная лицензия;
- лицензия на год.
Engine предполагает пошаговое исполнение разработанного бизнес-процесса с учетом всех прописанных в Studio условий.
Без модуля Engine вы не сможете полноценно работать в системе и исполнять прописанные бизнес-процессы.
Как работает Bizagi
Что мы делаем в Bizagi, если нам необходимо автоматизировать какой-либо бизнес-процесс? Рассмотрим алгоритм действий на примере согласования заявки на расход денежных средств. В статье про BPM-системы мы видели, как этот бизнес-процесс был реализован на реальном проекте посредством учетной системы, сейчас мы посмотрим, как это правильно организовать в системе BPM.1. Моделирование
Моделирование бизнес-процесса происходит путем перетаскивания графических элементов, предложенных в Bizagi, в рабочую зону.
Выше я писал, что интерфейс Studio, представлен на английском языке, но в самой карте бизнес-процесса мы можем использовать русский язык.
Мы моделируем схему бизнес-процесса Payment Request: определяем начало процесса, события, оповещения, бизнес-правила и конец бизнес-процесса.
Задача заключается в контроле оплаты счетов. Последовательность действий данного бизнес-процесса выглядит так:
1. Сотрудник, которому поступает счет на оплату, должен создать запрос на оплату.
2. Руководитель должен проверить запрос и выбрать один из вариантов действия:
- Отказать;
- Одобрить.
3. Во втором случае Руководитель должен Распечатать, подписать запрос и отправить его в бухгалтерию, на этом бизнес-процесс заканчивается.
Графическая карта бизнес-процесса выглядит так:
2. Разработка структуры данных
После того, как бизнес-процесс смоделирован, мы приступаем к разработке структуры данных. На данном этапе мы прописываем, в каких формах, каких полях хранятся те или иные данные и указываем их связи.
В нашем примере мы должны разработать три сущности (Entity):
- Запрос на оплату счета;
- Контрагент (поставщик, которому необходимо оплатить счет);
- Причина отказа.
- Предустановленные (их очень много) - атрибуты, которые предлагает сама система;
- Пользовательские - те, которые пользователь создает вручную.
Также необходимо указать связи между этими сущностями. Мы прописываем, что сущности Причины отказа и Контрагенты входят в сущность Запрос на оплату счета.
3. Создание форм (пользовательского интерфейса)
После того, как мы разработали структуру данных, нам необходимо решить, как пользователь заходит в систему, как взаимодействует с ней. И вот здесь нам необходимо создать пользовательский интерфейс.
Когда мы смоделировали бизнес-процесс, мы входим в него и видим, что каждый из этих квадратиков на схеме, обозначающих этапы, - это форма, которую необходимо разработать.
Форма - это то, с чем впоследствии будет работать пользователь.
Хочу обратить ваше внимание на то, что разрабатываются только те формы, над которыми работает пользователь. Если какой-то из этапов предполагает автоматическое действие (например, оповещение Сотрудника об отказе в оплате), для него форму разрабатывать не нужно.
В нашем примере необходимо разработать 3 формы:
- Создания запроса на оплату;
- Проверка запроса на оплату;
- Формирования печатной формы.
Здесь важно понимать, что это все-таки не одна, а три разных формы. И каждая из них создается заново либо копируется с предыдущей формы, после чего в нее вносятся необходимые изменения.
Теперь рассмотрим сам процесс создания формы (например, Создания запроса на оплату).
Форма создается посредством выбора и перетаскивания в активное окно необходимых полей. Для выбора предлагаются поля (атрибуты), которые мы назначили конкретным формам на предыдущем этапе.
Форма создания запроса в итоге будет выглядеть так:
Здесь мы видим поля:
- Срок оплаты;
- Сумма счета;
- Номер счета;
- Контрагент;
- Присоединенный файл (возможно прикрепить счет на оплату).
Макет формы можно разделить:
- на три равные части (33%-34%-33%);
- на две равные (50%-50%) части;
- на две неравные (70%-30%, 30%-70%) части;
- оставить макет неделимым (Full layout).
На этапе создания форм можно настроить видимость полей и функции редактирования для разных пользователей.
Например, у следующего этапа Проверки запроса есть своя форма, в которой руководителю видны поля, созданные сотрудником на предыдущем этапе, но руководитель эти поля редактировать не может. Зато ему доступны собственные поля, которые не видны сотруднику: поле Одобрено с вариантами Yes/No.
Поле Причина отказа становится видным для руководителя, только если в поле Одобрено он выбрал вариант No. То есть видимость полей можно настроить не только в формате Видно-Не видно, но и в зависимости от каких либо условий. Это условие выглядит так
PaymentRequestApproved is equal to false
Если Руководитель установил вариант Yes, становится доступной функция распечатать запрос на оплату. Для него уже никакие функции недоступны, кроме Generate template.
4. Определение бизнес-правил
В Bizagi предусмотрено три этапа установки бизнес-правил:
- Define Expressions - предполагает обработку условий
- Activity Actions (Events) - предполагает обработку событий
- Perfomance - предполагает обработку пользователей, работающих на том или ином этапе бизнес-процесса.
Define Expressions
На этапе Define Expressions идет определение вариантов поведения системы при тех или иных условиях. В нашем случае это результат проверки запроса, два варианта (две стрелки), которые ведут от Результата проверки. При нажатии на стрелку, ведущую к следующему этапу, открывается форма, в которых заполняются условия перехода на тот или иной этап.
Если по результатам проверки руководитель отказывает, то процесс переходит в стадию Оповестить о причине отказа.
Если по результатам проверки Руководитель одобрил запрос, процесс переходит на этап Распечатать счет.
Activity Actions
На этапе Activity Actions мы можем прописать предопределенные поля. Предопределенные поля могут заполняться в трех случаях (на выбор):
- при открытии формы;
- при сохранении;
- при выходе из формы.
- Дата - здесь мы указываем, что дата запроса автоматически заполняется текущей датой
DateTime.Today - Автор (сотрудник) - здесь прописываем, что тот, кто инициировал документ, автоматически становится его автором
Me.Case.Creator.Id
Perfomance
Следующий шаг - это Perfomance. Здесь мы прописываем, кто на каком этапе работает с бизнес-процессом, отвечает за его выполнение.
- На этапе Создания сделки работает сотрудник, создавший эту сделку. User Id Equal Case Creator
- На этапе Проверки запроса работает Руководитель того, кто создал документ. User Id Equals CurrentAssigneeBoss
5. Описание правил оповещения
После того, как мы прописали, как работают бизнес-правила, мы описываем правила оповещения.
Сотрудник не может постоянно находиться в одной системе, у него есть текущие дела и работа в других программах. Как он будет получать информацию об изменениях по бизнес-процессу, которые требуют его участия? Это настраивается с помощью Notification. В BPMN 2.0 есть такое понятие, как notification, и здесь мы можем оповещение привязать к системе.
Оповещения бывают двух видов:
- автоматические (в самой системе есть свой email-сервер) - например, при переходе с одной стадии в другую;
- создаваемые вручную - например, когда пользователь сам хочет отправить сообщение для какого-либо уточнения, но без изменения этапа заявки.
В нашем бизнес-процессе при смене этапа (Одобрен или Не одобрен запрос на оплату), Сотруднику отправляется сообщение о том, что счет одобрен или требует уточнения.
6. Создание печатной формы
В нашем примере сотрудник, кроме электронного документа, хочет получить еще и печатную форму. То есть, если руководитель одобрил запрос на оплату, то он распечатывает, подписывает документ и отдает секретарю для дальнейшей передачи в бухгалтерию. Документ сохраняется не только в системе, но и в печатной форме.
В системе можно создавать, так называемый, document templates. Для печатной формы запроса можно использовать word, excel или простой текст. Мы создали форму, которую должен распечатать тот, на ком заканчивается процесс, и поставить свою подпись. В этой печатной форме видна вся основная информация по запросу:
- Дата создания;
- Пользователь;
- Номер счета;
- Дата счета;
- Сумма счета;
- Основание;
- Подпись ответственного лица.
При получении такой формы бухгалтерия сразу может идентифицировать счет, который необходимо оплатить.
Исполнение бизнес-процесса
После того, как мы разработали бизнес-процесс в системе Bizagi, необходимо создать пользователей, указать их структуру, после чего эти пользователи смогут работать в системе.Рассмотрим, как происходит исполнение созданного нами бизнес-процесса:
Пользователь выбирает бизнес-процесс из тех, что предложены в системе. В данном случае это бизнес-процесс Request Payment. Открывается форма создания запроса.
1. Пользователь заполняет необходимые поля (поле Дата и Автор заполнены автоматически). Пользователь прикрепляет счет на оплату.
2. Руководитель получает оповещение о том, что необходимо Проверить запрос.
3. Руководитель входит в форму запроса, где видит форму проверки запроса с доступными действиями - выбрать, одобрен или не одобрен запрос.
Если руководитель выбрал Yes:
4. Появляется кнопка Generate document для распечатки запроса. Руководитель выводит печатную форму и подписывает ее.
5. Сотрудник, инициировавший запрос, получает уведомление об одобрении счета
Если руководитель выбрал No:
4. Сотрудник, инициировавший запрос, получает уведомление об отказе в оплате счета.
Бизнес-процесс исполнен.
Еще несколько слов о Bizagi
В Bizagi вы всегда сможете посмотреть аналитику по исполнению бизнес-процессов.В системе предусмотрена интеграция: возможно “снаружи” подключаться к Bizagi, либо из самой Bizagi подключаться к другим программам посредством API. Она использует web-сервисы и SOAP.
Необходимо также напомнить, что система имеет локализацию - варианты на разных языках. Есть в Bizagi Modeler и русский перевод. Сразу скажу, что этот перевод, к сожалению, не всегда правильный. К тому же, вся документация Bizagi представлена только на английском. Поэтому я предпочитаю работать с системой на английском языке.
В заключение хочется отметить, что создание бизнес-процесса - долгая и трудоемкая работа, так как мы пишем практически новое приложение, для которого разрабатываем с нуля структуры данных и формы.
«Первая Форма» содержит гибкий конструктор бизнес-процессов, с помощью которого можно быстро и легко настроить практически любой маршрут прохождения задачи или документа.
Для администраторов
Встроенные инструменты визуального моделирования
Процесс представляется как последовательность статусов и переходов между ними – в «Первой Форме» это называется маршрутом процесса. Для создания маршрута достаточно добавить нужные статусы и затем соединить из переходами (удобнее всего делать это методом drag-and-drop).
Визуальный редактор маршрута.
На переходах выполняются определенные действия — проверяется корректность значений параметров задачи, выполняются расчеты, создаются дополнительные задачи, назначаются сроки и исполнители. Большинство настроек можно сделать параметрически, без программирования: менять время, исполнителей, запрашивать комментарии, отправлять уведомления. Для более сложных действий используется функционал .
Маршрут согласования
Для многих процессов на определенном шаге требуется согласовать подготовленные документы или принимаемые решения с руководителями, смежными подразделениями. Для этого настраиваются маршруты согласования — список и порядок запрашиваемых подписей. Регламент согласования может настраиваться отдельно для каждого шага процесса, а для обработки подписей и резолюций поддерживается логика практически любой сложности.
Маршрут согласования с последовательным и параллельным запросом подписей.
Маршруты бизнес-процесса могут быть любыми, от самых простых до достаточно сложных.
Пример маршрута согласования договора
Для пользователей
Лента основного маршрута
Чтобы пользователям было проще ориентироваться в ходе процесса, на карточку задачи выводится лента основного маршрута — наиболее типичная последовательность переходов. На ленте видно, какие шаги процесса уже выполнены и какие осталось пройти. Перейти на следующий статус можно, кликнув мышью на его название в ленте маршрута или на нужную кнопку перехода.
Дизайнер Бизнес-Процессов - это инструмент для ручного или автоматического выполнения последовательно составленных Задач.
Например, стандартный модуль позволяет задать только один набор условий, чтобы отфильтровать записи, для которых будет запущен бизнес-процесс. В Дизайнере Бизнес-Процессов есть задача Условие, позволяющая задать разный способ обработки разных типов записей. Вы можете использовать задачу Условие любое количество раз! Среди прочего, это позволяет обрабатывать ошибки (например, с Контрагентом нет связанных сделок).
Каждая Задача имеет один вход и один или несколько выходов. Обработчик начинает с задачи Начало и пошагово выполняет одну Задачу за другой в заданном порядке до тех пор, пока путь выполнения не окончится на последней Задаче. Вы можете связать выход одной задачи со входами двух задачи и разделить поток выполнения на две части.
Дизайнер Бизнес-Процессов имеет встроенные инструменты отладки! Вы можете проследить по какому пути пошло выполнение бизнес-процесса, что вернул SMTP-сервер когда вы отправляли письмо, собрать статистику по скорости выполнения и частоте запуска отдельных задач.
Вы можете добавлять кнопки в табличный и детальный вид! Запускть бизне-процесс можно не только по условию или по расписанию, но и вручную!
Возможно ваши старые бизнес-процессы в визуальном редакторе Дизайнера Бизнес-Процессов выглядят как-то так:
(нижняя картинка показывают как можно разделить путь выполнения Бизнес-Процесса)
Выполнение каждого Бизнес-Процесса занимает время. Повторение Бизнес-Процессов, таких, как, например, электронное поздравление с днем рождения, не работают без хаков.
Новый модуль Бизнес-Процессов позволяет связать последний РЕЗУЛЬТАТ с первыми ВХОДНЫМИ ДАННЫМИ. Таким образом вы можете создать бесконечно повторяющийся Бизнес-Процесс!